OKI MB472, MB492 e MB562 non inviano la scansione via e-mail: configurazione SMTP, Gmail e Microsoft 365

Se OKI MB472, MB492 o MB562 esegue la scansione del documento ma non lo invia tramite e-mail, reinstallare il driver sul computer generalmente non serve. Quando si utilizza Scan to E-mail, l’MFP crea autonomamente il messaggio, si collega al server SMTP e gli trasmette il file. Il computer, il driver TWAIN/WIA e ActKey non partecipano a questa operazione.

Per risolvere il problema è necessario controllare in sequenza la rete, il DNS, la data e l’ora, l’indirizzo del mittente, il server SMTP, la porta, la crittografia e il metodo di accesso. Una difficoltà specifica di questa serie è l’età del client di posta integrato: l’MFP supporta la normale autenticazione SMTP con nome utente e password, ma nelle impostazioni disponibili non è presente OAuth. Per questo motivo le vecchie istruzioni che utilizzano la normale password Gmail non funzionano più, mentre una configurazione analoga con Microsoft 365 rappresenta una soluzione temporanea.

Modelli a cui si applica questa procedura

La procedura di configurazione si applica ai seguenti MFP monocromatici:

• OKI MB472dn e MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP e ES5162LP MFP.

I nomi di alcune voci possono variare leggermente a seconda della versione del firmware e della lingua dell’interfaccia. Tutti i modelli elencati utilizzano i campi SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password e l’indirizzo del mittente From.

Come determinare da dove iniziare il controllo

Cosa accade	Cosa controllare per prima cosa
L’MFP segnala un errore DNS	DNS Server, Default Gateway e corretta scrittura del nome del server SMTP
L’errore SMTP compare prima della richiesta o del trasferimento del file	Server, porta, crittografia, accesso a Internet e compatibilità TLS
Il server rifiuta l’accesso o l’autenticazione	Indirizzo utente completo, password per l’app, autorizzazione SMTP AUTH e From
I messaggi vengono ricevuti soltanto dai destinatari interni all’organizzazione	Limitazioni di Direct Send o restricted SMTP server
Una pagina viene inviata, un documento multipagina no	Dimensione dell’allegato, risoluzione, formato e compressione
Sul pannello viene indicato il completamento, ma il messaggio non arriva	Spam, quarantena, registro del server di posta, From, SPF e regole del relay
L’invio ha smesso di funzionare dopo la modifica della password	Password memorizzata nell’MFP e regole di accesso del servizio di posta

Programmi e file necessari

Per la normale configurazione di Scan to E-mail non è necessario installare nulla sul computer. La pagina web integrata dell’MFP può essere aperta in un browser. Può essere necessaria soltanto l’ultima versione di Firmware Update Tool, se il firmware installato è obsoleto oppure se non viene stabilita una connessione SMTP protetta.

Non installare Scanner Driver, ActKey o Configuration Tool specificamente per correggere SMTP. Configuration Tool può modificare gli stessi parametri, ma l’interfaccia web consente di eseguire la configurazione senza software aggiuntivo.

Passaggio 1. Controlla la copia e la connessione di rete

1. Posiziona una pagina sulla lastra e realizza una normale copia dal pannello.
2. Se la copia viene eseguita, il meccanismo di scansione funziona correttamente.
3. Sull’MFP premi SETTING.
4. Apri Reports (Report) > Configuration (Configurazione) e stampa la configurazione.
5. Individua l’indirizzo IPv4 dell’MFP, ad esempio 192.168.1.50.
6. Su un computer collegato alla stessa rete apri il browser e inserisci questo indirizzo:

http://192.168.1.50

7. Se la pagina del dispositivo non si apre, ripristina prima la connessione Ethernet o Wi-Fi. È ancora troppo presto per controllare SMTP.
8. Se la pagina si apre, annota dalla configurazione l’indirizzo IP, la maschera, il gateway predefinito e il server DNS.

La stampa locale non conferma che l’MFP abbia accesso a Internet. La stampante può ricevere lavori all’interno della rete anche se il gateway predefinito o il DNS non sono configurati.

Passaggio 2. Correggi gateway, DNS, data e ora

Se il server SMTP viene indicato tramite un nome, ad esempio smtp.gmail.com, il dispositivo deve convertire tale nome in un indirizzo IP. Per questo è necessario un DNS funzionante. Per accedere all’esterno della rete locale è necessario il Default Gateway.

1. Sul pannello premi SETTING.
2. Apri Easy Setup (Configurazione semplice) > Network Setting (Impostazioni di rete).
3. Controlla Default Gateway. Normalmente è l’indirizzo locale del router.
4. Controlla DNS Server (Primary). Con DHCP l’indirizzo viene normalmente fornito dal router.
5. Non inserire un DNS casuale se nell’organizzazione vengono utilizzati server dei nomi interni o sistemi di filtraggio del traffico.
6. Apri le impostazioni di data e ora.
7. Imposta data, ora e fuso orario corretti oppure configura un server SNTP disponibile.
8. Salva le impostazioni e attendi il riavvio della parte di rete del dispositivo.

Un’ora errata può provocare un errore durante la verifica del certificato. Non utilizzare l’indirizzo IP di Gmail o Microsoft 365 al posto del nome del server: gli indirizzi cloud cambiano e il certificato viene emesso per il nome di dominio.

Controllo del DNS e della porta dal computer

I comandi seguenti mostrano se il servizio è raggiungibile dalla rete. Non verificano la password, l’indirizzo From o la versione TLS utilizzata dall’MFP.

1. Premi Win + R.
2. Digita powershell e premi Enter.
3. Per controllare il DNS esegui:

nslookup smtp.gmail.com

4. Per controllare la porta 587 esegui:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Se nslookup non restituisce un indirizzo, correggi il DNS.
• Se viene visualizzato TcpTestSucceeded : False, la porta è bloccata dalla rete, dal router, dal provider o dal firewall.
• Se entrambi i controlli hanno esito positivo, passa alle impostazioni dell’MFP.

Passaggio 3. Prepara i parametri di posta

Prima di accedere all’interfaccia web, annota le informazioni fornite dal provider di posta o dall’amministratore:

• nome esatto del server SMTP;
• porta;
• modalità di crittografia: SMTPS, STARTTLS o None;
• metodo di autenticazione: SMTP o None;
• nome utente completo;
• password dell’account oppure password per l’app;
• indirizzo mittente From consentito;
• indirizzo del destinatario per il test.

Se la posta appartiene a un’organizzazione, non determinare il server soltanto in base alla parte dell’indirizzo dopo il simbolo @. L’organizzazione può utilizzare un proprio relay anche se le caselle di posta sono ospitate in Google Workspace o Microsoft 365.

Passaggio 4. Apri Mail Server Setup

1. Inserisci l’indirizzo IP dell’MFP nel browser.
2. Premi Administrator Login (Accesso amministratore).
3. Nel campo User Name (Nome utente) inserisci root.
4. Inserisci la password amministratore corrente dell’MFP.
5. Premi Log In (Accedi).
6. Se si apre la pagina iniziale della procedura guidata, premi SKIP (Ignora).
7. Nella parte superiore della pagina apri Admin Setup (Amministrazione).
8. A sinistra seleziona Network (Rete) > Mail Server (Server di posta).

Passaggio 5. Compila i parametri SMTP

L’insieme dei valori dipende dal servizio di posta, ma la funzione dei campi è la stessa:

Campo OKI	Cosa inserire
SMTP Server	Nome del server senza https:// e numero di porta, ad esempio smtp.gmail.com
SMTP Port	25, 465 o 587 — soltanto il valore previsto dallo schema selezionato
SMTP Encryption	SMTPS per una connessione protetta fin dall’inizio, STARTTLS per passare a TLS dopo la connessione oppure None per un relay locale autorizzato
Authentication Method	SMTP per l’accesso con nome e password; None per un relay che riconosce un indirizzo IP autorizzato
SMTP User ID	Normalmente l’indirizzo e-mail completo, inclusa la parte dopo @
SMTP Password	Password, password per l’app o valore specificamente fornito dall’amministratore
Receive Setting	Disable, se l’MFP deve soltanto inviare scansioni e non deve ricevere posta

1. Inserisci i parametri di uno schema selezionato.
2. Premi Submit (Invia).
3. Attendi il salvataggio delle impostazioni.
4. Apri E-mail > Receive Settings (Impostazioni di ricezione).
5. Se la ricezione e la stampa di allegati tramite e-mail non vengono utilizzate, seleziona Disable (Disabilita).
6. Salva la modifica.

Lascia vuoti i campi POP3 Server, POP User ID e POP Password, a meno che l’amministratore non abbia specificamente indicato l’utilizzo di POP before SMTP. Per Gmail e Microsoft 365 questo metodo di accesso obsoleto non è necessario.

Passaggio 6. Specifica l’indirizzo mittente From

Anche con una password corretta, il server può rifiutare il messaggio se l’indirizzo del mittente non è presente oppure non appartiene all’account autenticato.

1. Sul pannello premi SETTING.
2. Seleziona Admin Setup (Amministrazione) e premi OK.
3. Inserisci la password amministratore.
4. Apri Scanner Setup (Impostazione scanner) > E-mail Setup (Impostazione e-mail) > From / Reply To (Da / Rispondi a).
5. Apri From.
6. Inserisci l’indirizzo che il server di posta consente di utilizzare.
7. Per un normale accesso Gmail o Microsoft 365 specifica lo stesso indirizzo inserito in SMTP User ID.
8. Salva l’impostazione e torna alla schermata principale.

Se From deve essere diverso dall’account utilizzato per l’accesso, l’amministratore deve autorizzare l’invio da tale indirizzo. In Microsoft 365 è normalmente richiesta l’autorizzazione Send As. La semplice modifica di From sull’MFP non crea questa autorizzazione.

Come associare correttamente porta e crittografia

Porta	Parametro OKI	Utilizzo tipico
465	SMTPS	La connessione protetta viene stabilita immediatamente; utilizzata da Gmail e da alcuni provider SMTP
587	STARTTLS	Invio standard con autenticazione; utilizzato da Gmail e Microsoft 365
25	None o STARTTLS	SMTP relay aziendale, connettore Microsoft 365 o invio limitato; la porta viene spesso bloccata dal provider

Se la porta 465 con SMTPS non funziona e il provider consente la porta 587, modifica contemporaneamente la porta in 587 e la crittografia in STARTTLS. Non disattivare la crittografia quando invii una password tramite Internet.

Configurazione di un normale account Gmail

L’accesso con la normale password Google non è più considerato un metodo adatto per un vecchio client di posta. Per il collegamento diretto dell’MFP viene utilizzata una password per l’app separata.

SMTP Server	smtp.gmail.com
Opzione 1	porta 465, SMTP Encryption — SMTPS
Opzione 2	porta 587, SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	indirizzo Gmail completo
SMTP Password	password per l’app di 16 caratteri senza spazi di separazione
From	lo stesso indirizzo Gmail

Creazione di una password per l’app Google

1. Accedi all’Account Google che verrà utilizzato dall’MFP.
2. Apri la sezione Sicurezza.
3. Attiva Verifica in due passaggi, se non è già attiva.
4. Apri Password per le app.
5. Crea una password separata con un nome comprensibile, ad esempio OKI Scanner.
6. Copia la password di 16 caratteri visualizzata.
7. Inseriscila in SMTP Password sull’MFP al posto della normale password Google.
8. Salva le impostazioni ed esegui subito un test.

Se la voce Password per le app non è disponibile, potrebbe essere stata vietata dall’amministratore, non essere disponibile con Advanced Protection o con determinate configurazioni della verifica in due passaggi. In questo caso non disattivare la protezione dell’account. Per Google Workspace utilizza SMTP relay; per la posta personale scegli un altro servizio SMTP compatibile oppure un relay intermedio.

Google Workspace: è consigliato SMTP relay

Per un’organizzazione, un’opzione più adatta è SMTP relay di Google Workspace. Può riconoscere i messaggi in base a un indirizzo IP esterno autorizzato e non richiede di memorizzare la password dell’utente nell’MFP.

La configurazione viene eseguita dall’amministratore di Google Workspace:

1. Determina l’indirizzo IP esterno attraverso il quale la rete dell’ufficio accede a Internet.
2. Nella Console di amministrazione Google apri le impostazioni di Gmail e aggiungi una regola SMTP relay service.
3. Limita i mittenti autorizzati al dominio dell’organizzazione.
4. Aggiungi l’indirizzo IP esterno dell’ufficio all’elenco delle origini autorizzate.
5. Non creare un relay che accetti messaggi da qualsiasi indirizzo su Internet.
6. Nell’MFP specifica smtp-relay.gmail.com.
7. Utilizza la porta e la crittografia consentite dall’amministratore: 25, 465/SMTPS oppure 587/STARTTLS.
8. Se il relay riconosce l’origine tramite IP, imposta Authentication Method — None e cancella SMTP User ID e SMTP Password.
9. Nel campo From specifica un indirizzo appartenente al dominio autorizzato.

Google offre inoltre il restricted SMTP server aspmx.l.google.com sulla porta 25 senza autenticazione, ma recapita i messaggi soltanto agli utenti Gmail o Google Workspace. Se la scansione arriva all’interno dell’organizzazione ma non agli indirizzi esterni di altri sistemi di posta, ciò può dipendere dalla limitazione del metodo selezionato.

Microsoft 365: configurazione temporanea tramite SMTP AUTH

Per Client SMTP submission vengono utilizzati i seguenti valori:

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	indirizzo completo della casella di posta con licenza
SMTP Password	password dell’account, se Basic Authentication è consentita
From	lo stesso indirizzo; per un indirizzo diverso è necessaria l’autorizzazione Send As

Microsoft 365 richiede TLS 1.2 o TLS 1.3. La porta 465 non è adatta per Client SMTP submission. Anche se l’MFP offre STARTTLS, ciò non dimostra che supporti una versione TLS moderna e le suite di cifratura appropriate.

Cosa deve controllare l’amministratore di Microsoft 365

1. Aprire Microsoft 365 admin center.
2. Passare a Users (Utenti) > Active users (Utenti attivi).
3. Aprire la casella di posta utilizzata dall’MFP.
4. Aprire Mail (Posta) > Manage email apps (Gestisci app di posta elettronica).
5. Controllare Authenticated SMTP.
6. Controllare i criteri dell’organizzazione, che possono vietare Basic Authentication indipendentemente dall’impostazione della casella di posta.
7. Se sono attive le Security Defaults o una policy che vieta l’autenticazione legacy, non disattivare la protezione generale per l’MFP. Utilizzare SMTP relay o un altro metodo.

Microsoft 365 SMTP relay tramite connettore

Questa opzione richiede un amministratore Microsoft 365 e un indirizzo IP esterno statico dell’organizzazione. Non utilizza la password della casella di posta.

1. L’amministratore individua l’indirizzo MX del dominio accettato, ad esempio example-com.mail.protection.outlook.com.
2. In Exchange admin center apre Mail flow (Flusso di posta) > Connectors (Connettori).
3. Crea un connettore in ingresso dal server di posta dell’organizzazione a Microsoft 365.
4. Configura il riconoscimento tramite l’indirizzo IP esterno statico dedicato.
5. Controlla che il provider Internet e il firewall consentano la connessione in uscita sulla porta 25.
6. Aggiunge questo indirizzo IP al record SPF del dominio.
7. Nell’MFP specifica l’indirizzo MX dell’organizzazione.
8. Imposta la porta 25.
9. Seleziona STARTTLS se una connessione TLS moderna è supportata da entrambe le parti ed è richiesta dal connettore.
10. Imposta Authentication Method — None.
11. Cancella SMTP User ID e SMTP Password.
12. Nel campo From inserisce un indirizzo appartenente al dominio accettato dell’organizzazione.

Un confronto dettagliato tra Client SMTP submission, SMTP relay e Direct Send è disponibile nella guida Microsoft per dispositivi multifunzione. Il connettore non deve trasformare la rete dell’organizzazione in un relay di posta aperto.

Microsoft 365 Direct Send — soltanto per destinatari interni

Direct Send si collega all’indirizzo MX dell’organizzazione sulla porta 25 senza nome utente e password. Questo metodo può recapitare le scansioni soltanto ai destinatari interni a Microsoft 365 della stessa organizzazione.

• SMTP Server: indirizzo MX del dominio;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS, se utilizzato, oppure il valore concordato con l’amministratore;
• Authentication Method: None;
• From: indirizzo appartenente al dominio accettato dell’organizzazione.

Se le scansioni arrivano correttamente ai dipendenti, ma non vengono recapitate a Gmail, Outlook.com o all’indirizzo di un’altra organizzazione, si tratta di una limitazione prevista di Direct Send e non di un guasto dell’MFP.

Passaggio 7. Esegui un test minimo

Il primo messaggio deve contenere un file di piccole dimensioni. In questo modo un limite sulla dimensione non nasconderà un errore SMTP.

1. Posiziona una pagina nell’ADF o sulla lastra.
2. Premi SCAN.
3. Assicurati che sia selezionato E-mail e premi OK.
4. Apri Add Destination (Aggiungi destinazione).
5. Seleziona To (A).
6. Seleziona l’inserimento diretto dell’indirizzo.
7. Inserisci un solo indirizzo del destinatario e confermalo.
8. Per il primo test imposta il formato PDF, una risoluzione di 200 o 300 dpi e la modalità monocromatica.
9. Premi il pulsante di avvio monocromatico.
10. Attendi il completamento e annota il testo esatto oppure il codice dell’errore.

Dopo ogni modifica ripeti il test con la stessa singola pagina e lo stesso destinatario. Non modificare contemporaneamente server, porta, password e From: in caso contrario non sarà possibile determinare quale operazione abbia risolto il problema.

Se l’MFP non trova il server SMTP

1. Controlla la corretta scrittura di SMTP Server.
2. Rimuovi https://, spazi, barra e numero di porta da questo campo.
3. Controlla DNS Server (Primary) e Default Gateway.
4. Riavvia la parte di rete dell’MFP dopo aver modificato il DNS.
5. Controlla il nome del server con il comando nslookup sul computer.
6. Non inserire un indirizzo IP casuale di un server SMTP cloud.

Un valore corretto è, ad esempio, smtp.gmail.com oppure smtp.office365.com. La porta viene specificata in un campo separato.

Se il server è raggiungibile, ma la connessione protetta non viene stabilita

1. Abbina correttamente la porta e SMTP Encryption.
2. Controlla data, ora e fuso orario.
3. Controlla la porta con il comando Test-NetConnection dal computer.
4. Assicurati che l’organizzazione non esegua l’intercettazione TLS con un certificato non considerato attendibile dall’MFP.
5. Controlla e aggiorna il firmware del dispositivo.
6. Se il server moderno richiede TLS 1.2 o una versione più recente e l’MFP non riesce a negoziare la connessione, non disattivare la crittografia su Internet. Utilizza un SMTP relay locale compatibile.

Se viene visualizzato un errore di accesso o autenticazione

1. Inserisci in SMTP User ID l’indirizzo e-mail completo.
2. Elimina la password salvata e inseriscila nuovamente.
3. Controlla maiuscole, minuscole e spazi.
4. Per Gmail inserisci una password per l’app, non la normale password dell’account.
5. Per Microsoft 365 controlla Authenticated SMTP e i criteri dell’organizzazione.
6. Imposta Authentication Method — SMTP, se vengono utilizzati nome utente e password.
7. Assicurati che From corrisponda all’indirizzo utilizzato per l’accesso oppure che disponga dell’autorizzazione Send As.
8. Controlla se la password è stata modificata dopo la configurazione iniziale.

Se il server accetta soltanto OAuth, reinserire la password non risolverà il problema. È necessario utilizzare SMTP relay o un altro servizio compatibile con le capacità dell’MFP.

Se sul pannello non compare alcun errore, ma il messaggio non viene ricevuto

1. Controlla le cartelle «Spam» e «Posta indesiderata».
2. Per Microsoft 365 chiedi all’amministratore di controllare Message Trace e la quarantena.
3. Per Google Workspace controlla Email Log Search.
4. Confronta From con l’indirizzo consentito dal server o dal relay.
5. Invia prima la scansione a un indirizzo interno allo stesso dominio, quindi a un indirizzo esterno.
6. Se l’indirizzo interno riceve il messaggio ma quello esterno no, controlla le limitazioni di Direct Send o restricted SMTP server.
7. Se viene utilizzato un relay, controlla SPF e le regole relative ai mittenti autorizzati.

Un messaggio di trasmissione riuscita sul pannello significa che il server SMTP ha accettato il messaggio. Successivamente il sistema di posta può comunque metterlo in quarantena, rifiutarlo in base a una regola del dominio o impedire la consegna a un destinatario esterno.

Se un messaggio piccolo viene inviato, ma una scansione grande no

1. Imposta una risoluzione di 200 o 300 dpi invece di 600 dpi.
2. Per i documenti di testo seleziona la modalità monocromatica o la scala di grigi.
3. Utilizza PDF e una compressione adeguata.
4. Dividi un documento di grandi dimensioni in più messaggi.
5. Controlla il limite di dimensione dei messaggi sui server di invio e di ricezione.
6. Se vengono acquisiti regolarmente documenti di grandi dimensioni, utilizza Scan to Shared Folder, Scan to USB oppure la scansione dal computer.

La codifica della posta aumenta ulteriormente la dimensione dell’allegato. Per questo motivo un PDF con dimensioni prossime al limite consentito dal server può essere rifiutato dopo essere stato aggiunto al messaggio.

Aggiornamento del firmware in caso di errori TLS

Prima di configurare un relay intermedio, controlla il firmware disponibile per OKI MB472dnw, OKI MB492dn oppure OKI MB562dnw.

1. Annota la versione corrente del firmware e i parametri di rete.
2. Seleziona il modello esatto nella pagina di supporto.
3. Utilizza l’ultima Firmware Update Tool.
4. Collega l’MFP e il computer a una rete stabile.
5. Non spegnere il dispositivo né le apparecchiature di rete durante l’aggiornamento.
6. Dopo il riavvio controlla nuovamente SMTP Server, porta, crittografia, From ed esegui un invio minimo.

Quando è necessario un SMTP relay intermedio

Un relay diventa necessario se i parametri corretti non funzionano per uno dei seguenti motivi:

• il server di posta accetta soltanto OAuth;
• l’MFP non supporta la versione TLS o le suite di cifratura richieste;
• l’organizzazione vieta Basic Authentication;
• le password per le app sono vietate dai criteri di sicurezza;
• non è consentito memorizzare la password della casella di un utente nell’MFP;
• è necessario gestire centralmente più dispositivi meno recenti.

Il relay locale deve accettare messaggi soltanto dall’indirizzo IP fisso dell’MFP, consentire esclusivamente gli indirizzi From specificati e inoltrare i messaggi a un servizio moderno tramite una connessione protetta. Non pubblicare questo relay su Internet e non consentire l’invio anonimo da tutta la rete locale.

Se non è possibile configurare un relay sicuro, utilizza Scan to Shared Folder, Scan to USB oppure ActKey/TWAIN. Questi metodi consentono di continuare a lavorare senza ridurre la sicurezza dell’account di posta.