OKI MC342, MC362 e MC562: il fax non invia o non riceve — Line Busy e Communication Error

Se OKI MC342, MC362 o MC562 non invia oppure non riceve fax, reinstallare il driver della stampante in genere non serve. Un normale fax viene trasmesso attraverso la linea telefonica, quindi occorre controllare prima il cavo e il connettore LINE, quindi il metodo di composizione, le impostazioni del centralino PBX o del VoIP e la modalità di ricezione sul pannello del multifunzione.

Questa procedura è utile anche in presenza dei messaggi Line Busy, No Answer e Communication Error, quando manca il tono di linea, non è possibile comporre un numero esterno oppure la trasmissione attraverso l’uscita telefonica del router è instabile.

Modelli a cui si applica questa procedura

La funzione fax tradizionale è disponibile sui seguenti modelli:

• OKI MC342dn e MC342dw;
• OKI MC362dn e MC362w;
• OKI MC562dn, MC562w e MC562dw;
• OKI ES5462 MFP e ES5462dw MFP;
• OKI MPS2731mc.

OKI MC332dn, MC352dn ed ES3452 MFP hanno un aspetto simile ai dispositivi elencati, ma non dispongono della funzione fax descritta in questo articolo. Non cercare su questi modelli i connettori LINE e TEL e non installare il driver fax di un altro modello.

I nomi delle voci di menu riportati di seguito sono indicati in inglese. Se sul pannello è selezionata un’altra lingua, la posizione delle voci rimane la stessa, ma i nomi saranno localizzati. Per accedere a Admin Setup (Configurazione amministratore) è necessaria la password dell’amministratore. La password di fabbrica per i modelli elencati è aaaaaa, se il proprietario del dispositivo non l’ha modificata.

Prima di modificare le impostazioni, determinare la natura del problema

Sintomo	Causa più probabile
Nessun tono di linea, il numero non viene composto	Il cavo è collegato a TEL, la linea non è attiva, è selezionato un metodo di composizione errato oppure il multifunzione non riconosce il tono del centralino PBX
Line Busy	La linea del destinatario è occupata, il numero o il prefisso sono stati inseriti in modo errato, il centralino PBX non ha fornito la linea esterna oppure il segnale del PBX è stato interpretato erroneamente come «occupato»
No Answer	Il fax remoto è spento, non risponde automaticamente, il numero è errato oppure la chiamata non passa attraverso il centralino PBX
Communication Error	Disturbi, interruzione della connessione, incompatibilità con l’apparecchio remoto, velocità del modem troppo elevata oppure distorsione del segnale fax in una rete VoIP
L’invio funziona, la ricezione no	È selezionato Tel Ready Mode, la risposta alle chiamate è configurata in modo errato, la segreteria telefonica interferisce oppure il fax ricevuto è rimasto in memoria
L’errore si verifica soltanto con un destinatario	Problema del fax remoto, del percorso di comunicazione specifico o di compatibilità delle velocità

Passaggio 1. Controllare i connettori LINE e TEL

Sul retro del multifunzione sono presenti due connettori telefonici simili, ma con funzioni diverse:

• LINE — ingresso della linea telefonica nel multifunzione;
• TEL — uscita per un telefono analogico aggiuntivo o una segreteria telefonica.

1. Non è necessario spegnere il multifunzione per un normale controllo del cavo, ma non toccare fili o connettori danneggiati.
2. Individuare il cavo proveniente dalla presa telefonica, dalla porta analogica del centralino PBX, dal router o dal gateway ATA.
3. Assicurarsi che sia inserito nel connettore LINE fino allo scatto.
4. Se si utilizza un telefono esterno o una segreteria telefonica, collegarlo a TEL.
5. Controllare il cavo. Sostituirlo se il connettore è rotto, il fermo non mantiene il collegamento oppure il cavo presenta pieghe o danni.

Se il multifunzione è collegato a un sistema telefonico aziendale

Il connettore LINE può essere collegato soltanto a una linea analogica compatibile o a una porta interna analogica del centralino PBX. Una porta destinata a un telefono digitale proprietario del sistema può essere incompatibile elettricamente e a livello di protocollo con il fax. Se non si conosce il tipo di porta utilizzato, rivolgersi al tecnico che gestisce il centralino PBX.

Passaggio 2. Controllare il tono di linea senza il multifunzione

Questo controllo consente di distinguere immediatamente un guasto del multifunzione da un problema della linea telefonica.

1. Scollegare da LINE il cavo che arriva al multifunzione.
2. Collegare questo cavo a un normale telefono analogico.
3. Sollevare la cornetta e verificare la presenza del tono di linea.
4. Effettuare dal telefono una chiamata verso un normale numero.
5. Chiamare questa linea da un altro telefono e verificare che la chiamata in ingresso arrivi correttamente.
6. Ricollegare il cavo verificato a LINE.

Se non è presente il tono di linea oppure le chiamate in uscita o in entrata non funzionano, contattare l’operatore telefonico, l’amministratore del centralino PBX oppure controllare le impostazioni della porta telefonica del router. Le impostazioni OKI non possono ripristinare una linea inattiva.

Se il normale telefono funziona ma il multifunzione non compone il numero, passare alla configurazione del metodo di composizione e del rilevamento del tono.

Passaggio 3. Controllare la composizione a toni o a impulsi

Per impostazione predefinita viene utilizzata la composizione a toni. Per la maggior parte delle linee moderne, dei centralini PBX e delle uscite telefoniche dei router è necessario lasciare Tone (Toni). Il valore Pulse (Impulsi) è richiesto soltanto per le vecchie linee con composizione a impulsi.

1. Premere il pulsante SETTING sul pannello del multifunzione.
2. Selezionare Admin Setup (Configurazione amministratore) e premere OK.
3. Immettere la password amministratore, selezionare Enter (Accedi) e premere OK.
4. Aprire User Install (Installazione utente).
5. Selezionare MF(Tone)/DP(Pulse).
6. Per una linea moderna selezionare Tone (Toni).
7. Selezionare Pulse (Impulsi) soltanto se l’operatore o l’amministratore del centralino PBX ha confermato l’uso della composizione a impulsi.
8. Premere OK e tornare alla schermata principale.

Dopo la modifica, inviare un fax di prova. Non passare a Pulse soltanto perché il primo tentativo non è riuscito: un metodo di composizione errato impedisce completamente la chiamata.

Passaggio 4. Inviare un semplice fax di prova dal pannello

Per il primo controllo non utilizzare la rubrica, l’invio di gruppo, la trasmissione differita o il driver fax del computer.

1. Posizionare un documento di una pagina con il lato da acquisire rivolto verso l’alto nell’ADF. Se si utilizza il vetro, posizionare il documento con il lato da acquisire rivolto verso il basso.
2. Premere il pulsante FAX.
3. Selezionare il fax normale, non Internet Fax.
4. Aprire Direct Input (Immissione diretta).
5. Immettere manualmente il numero completo del destinatario.
6. Controllare ogni cifra.
7. Premere START.
8. Attendere la fine del tentativo e annotare il messaggio visualizzato sul display.

Ripetere il controllo con un altro fax sicuramente funzionante. Se la trasmissione riesce verso un destinatario ma termina sempre con un errore verso un altro, la linea locale e il modem OKI sono molto probabilmente funzionanti.

Come distinguere un problema del fax da un problema del driver fax del computer

Se il documento viene inviato correttamente dal pannello ma non da Windows, non modificare le impostazioni telefoniche del multifunzione. La linea è già stata verificata. In questo caso occorre controllare separatamente il driver fax installato, la coda selezionata e il collegamento tra computer e multifunzione.

Se viene visualizzato Line Busy o No Answer

Line Busy non indica sempre un guasto fisico. Il multifunzione potrebbe aver composto un numero errato, essere rimasto sulla linea interna del centralino PBX oppure aver interpretato erroneamente un segnale di servizio come «occupato».

1. Chiamare il numero del destinatario con un normale telefono.
2. Se il numero è effettivamente occupato, attendere che la linea si liberi. Il multifunzione può eseguire automaticamente una nuova composizione.
3. Se la chiamata dal telefono riesce, confrontare manualmente il numero con quello inserito sul multifunzione.
4. Se viene utilizzata la rubrica OKI, ripetere il controllo tramite Direct Input (Immissione diretta). In questo modo è possibile rilevare un errore nella voce memorizzata.
5. Se il collegamento passa attraverso un centralino PBX, controllare il prefisso per accedere alla linea esterna e la pausa successiva.
6. Se il messaggio compare immediatamente dopo l’inizio della composizione, controllare PBX Line e Dial Tone Detection.

No Answer significa che la connessione non è passata alla comunicazione fax. Chiedere al destinatario di controllare che il proprio apparecchio sia acceso, che la modalità di ricezione sia configurata correttamente e che sia presente carta. Se risponde una persona, chiederle di avviare manualmente la ricezione del fax.

Configurare la ricomposizione automatica

La ricomposizione automatica è utile in caso di reale segnale «occupato», mancata risposta o breve errore di comunicazione.

1. Premere SETTING.
2. Aprire Admin Setup (Configurazione amministratore) → Fax Setup (Configurazione fax) → Other Settings (Altre impostazioni).
3. Selezionare Redial Tries (Tentativi di ricomposizione).
4. Impostare un numero di tentativi da 0 a 9.
5. Aprire Redial Interval (Intervallo di ricomposizione).
6. Impostare un intervallo da 1 a 5 minuti.
7. Salvare le modifiche.

La ricomposizione non corregge un numero errato, un prefisso PBX mancante o una linea inattiva. Eliminare prima la causa principale.

Se il fax è collegato tramite un centralino PBX aziendale

Quando si utilizza una linea interna analogica di un centralino PBX, normalmente è necessario digitare una cifra per accedere alla linea esterna, ad esempio 0 o 9. Dopo questa cifra il multifunzione deve attendere che il PBX fornisca la linea esterna.

Abilitare PBX Line

1. Premere SETTING.
2. Aprire Admin Setup (Configurazione amministratore) e immettere la password.
3. Selezionare Fax Setup (Configurazione fax) → Fax Setting (Impostazioni fax).
4. Aprire PBX Line.
5. Selezionare ON.
6. Premere OK.

Salvare il prefisso per accedere alla linea esterna

1. Aprire SETTING → Admin Setup → Fax Setup → Other Settings.
2. Selezionare Prefix (Prefisso).
3. Immettere la cifra o la sequenza utilizzata per accedere alla linea esterna.
4. Salvare il valore con il pulsante OK.
5. Durante l’immissione del numero del destinatario utilizzare il comando PreFix, se viene visualizzato nella schermata di immissione diretta.

Aggiungere una pausa dopo il prefisso

Se il centralino PBX non fornisce immediatamente la linea, immettere il prefisso, quindi premere Pause (Pausa) e solo dopo inserire il numero. Una pausa dura circa due secondi; se necessario è possibile aggiungerne più di una.

Ad esempio, se per accedere alla linea esterna viene utilizzato 9, la sequenza di composizione deve apparire così:

9 → Pausa → numero del destinatario

Una pausa troppo breve fa sì che le prime cifre del numero vengano trasmesse prima che la linea esterna sia disponibile. Una pausa troppo lunga normalmente ritarda soltanto la chiamata.

Se il multifunzione non riconosce il tono del centralino PBX

1. Assicurarsi che un normale telefono collegato alla stessa porta PBX possa effettuare chiamate esterne.
2. Controllare che PBX Line sia abilitato e che il prefisso sia impostato correttamente.
3. Aprire SETTING → Admin Setup → User Install → Dial Tone Detection.
4. Se la composizione non inizia a causa di un tono PBX non standard, impostare OFF.
5. Inviare un fax di prova.

La disattivazione del rilevamento del tono non crea una linea telefonica. Il multifunzione inizia semplicemente a comporre senza attendere un segnale riconoscibile. Non disattivare questo controllo se non è stata ancora chiarita la causa dell’assenza del tono.

Se viene visualizzato Communication Error

Il messaggio Communication Error significa che lo scambio fax è iniziato o è stato richiesto, ma non è stato completato. La causa può essere la linea locale, l’apparecchio remoto, interferenze oppure la conversione dell’audio in una rete IP.

1. Ripetere l’invio una volta. Un disturbo temporaneo potrebbe non ripresentarsi.
2. Controllare il numero e chiamare il destinatario a voce.
3. Inviare lo stesso foglio a un altro destinatario.
4. Se il secondo destinatario riceve il documento, chiedere al primo di controllare il proprio fax e la propria linea.
5. Se l’errore si verifica con tutti i destinatari, controllare il cavo di collegamento ed escludere telefoni collegati in parallelo.
6. Se la linea passa attraverso un router, ATA o VoIP, disattivare Super G3 e ridurre la velocità del modem seguendo le istruzioni riportate di seguito.
7. Controllare il rapporto di trasmissione per non valutare il risultato soltanto in base al breve messaggio visualizzato sul display.

Se l’errore compare soltanto in determinati orari, controllare la qualità della linea in un altro momento della giornata. La perdita di pacchetti e il sovraccarico della connessione VoIP possono influire sul fax anche quando le conversazioni vocali rimangono accettabili.

Configurare il fax per VoIP, telefonia IP e porta telefonica del router

Un normale fax non può essere trasmesso attraverso il connettore di rete Ethernet del multifunzione. Il cavo telefonico deve andare dalla porta analogica PHONE, TEL o FXS del router o del gateway ATA al connettore LINE di OKI.

1. Controllare che la porta del router sia stata attivata dall’operatore e che un normale telefono collegato a essa possa effettuare e ricevere chiamate.
2. Non collegare OKI a una porta di rete LAN al posto della linea telefonica.
3. Chiedere all’operatore se sono supportati i fax e il protocollo T.38.
4. Se l’operatore consente di scegliere il codec vocale, per il fax è normalmente richiesto il codec non compresso G.711. Il valore specifico deve essere confermato dall’operatore.
5. Disattivare le funzioni che modificano il segnale audio della linea, se l’operatore offre tali impostazioni: soppressione del silenzio, alcune modalità di risparmio della banda e ottimizzazione vocale.
6. Dopo aver verificato la connessione, modificare i parametri OKI uno alla volta.

Disattivare Super G3

1. Premere SETTING.
2. Aprire Admin Setup → User Install.
3. Selezionare Super G3.
4. Impostare OFF. Il multifunzione utilizzerà la normale modalità G3.
5. Salvare l’impostazione e ripetere l’invio.

Ridurre la velocità del modem

Il valore predefinito di 33,6 Kbit/s consente una trasmissione rapida, ma richiede una linea di qualità superiore. Per la telefonia IP è consigliabile provare 14,4 Kbit/s e, se gli errori persistono, 9,6 Kbit/s.

1. Premere SETTING.
2. Aprire Admin Setup → Fax Setup → Fax Setting.
3. Selezionare H/Modem Rate (For Tx).
4. Impostare 14.4 Kbps.
5. Selezionare H/Modem Rate (For Rx).
6. Impostare anche 14.4 Kbps.
7. Controllare l’invio e la ricezione.
8. Se Communication Error persiste, impostare per trasmissione e ricezione 9.6 Kbps e ripetere il test.

Modificare insieme le velocità di trasmissione e ricezione se i problemi si verificano in entrambe le direzioni. Se non funziona soltanto l’invio, è possibile ridurre inizialmente solo For Tx; se non funziona soltanto la ricezione, For Rx.

Non disattivare ECM senza necessità

ECM Mode rileva e corregge gli errori causati dal rumore sulla linea telefonica. In condizioni normali e nella maggior parte dei problemi deve rimanere attivato.

Un breve test con ECM OFF è appropriato soltanto come ultima misura diagnostica, se l’operatore VoIP non riesce a fornire una trasmissione compatibile e gli errori persistono dopo la disattivazione di Super G3 e la riduzione della velocità. Con ECM disattivato, il documento può essere ricevuto con parti mancanti o distorsioni.

1. Aprire SETTING → Admin Setup → Fax Setup → Other Settings.
2. Selezionare ECM Mode.
3. Per il normale funzionamento utilizzare ON.
4. Se si sta eseguendo un test diagnostico, selezionare temporaneamente OFF, inviare una pagina e valutare il risultato.
5. Se non si verifica alcun miglioramento, ripristinare ON.

Se OKI invia i fax ma non li riceve

Un invio riuscito conferma che la linea è collegata a LINE e che il multifunzione è in grado di comporre i numeri. In questo caso controllare prima la modalità di ricezione.

Selezionare la modalità Reception Mode appropriata

1. Premere SETTING.
2. Aprire Admin Setup e immettere la password.
3. Selezionare User Install → Reception Mode.
4. Selezionare la modalità dalla tabella seguente.
5. Premere OK e tornare alla schermata principale.

Modalità	Quando utilizzarla	Come viene ricevuto il fax
Fax Ready Mode	La linea è destinata principalmente al fax	Automaticamente; è la modalità predefinita di fabbrica
Tel/Fax Ready Mode	Una stessa linea viene utilizzata per fax e telefono esterno	Il multifunzione rileva il tipo di chiamata; per parlare è necessario un telefono collegato a TEL
Ans/Fax Ready Mode	A TEL è collegato un telefono con segreteria telefonica	La segreteria risponde alla chiamata vocale e il multifunzione riconosce il segnale fax
Tel Ready Mode	La linea viene utilizzata soprattutto per le conversazioni	Non automaticamente: occorre sollevare la cornetta e premere START per ricevere il fax
DRD	L’operatore fornisce il servizio di squillo distintivo	Il multifunzione risponde soltanto al modello di squillo memorizzato

Se i fax devono essere ricevuti senza intervento dell’utente, non selezionare Tel Ready Mode. Per una linea fax dedicata impostare Fax Ready Mode.

Configurare il tempo di risposta alla chiamata

Un tempo di risposta troppo breve non consente di sollevare la cornetta del telefono esterno. Un tempo troppo lungo può fare sì che il fax mittente interrompa l’attesa.

1. Aprire SETTING → Admin Setup → Fax Setup → Other Settings.
2. Selezionare Ring Response.
3. Impostare un numero di squilli o un tempo di attesa appropriato.
4. Se sulla linea è attivo l’identificativo del chiamante e il fax non risponde, provare i valori 10 seconds, 15 seconds o 20 seconds.
5. Chiamare la linea e controllare il comportamento del multifunzione.

Se viene utilizzata una segreteria telefonica

1. Collegare la segreteria telefonica o il telefono con segreteria soltanto a TEL.
2. Selezionare Ans/Fax Ready Mode.
3. Mantenere breve il messaggio di benvenuto ed evitare lunghe pause.
4. Configurare la segreteria affinché risponda prima che la chiamata venga interrotta dall’operatore o dal fax mittente.
5. Verificare separatamente una chiamata vocale e un fax in entrata.

Alcune segreterie telefoniche e alcuni fax mittenti possono riconoscersi con difficoltà. Se la ricezione non inizia, disattivare temporaneamente la segreteria telefonica, selezionare Fax Ready Mode e ripetere il test. Una ricezione riuscita confermerà che il problema riguarda l’interazione tra i dispositivi e non il modem OKI.

Se il fax viene ricevuto ma non stampato

L’indicatore acceso DATA IN MEMORY significa che sono presenti dati in memoria. Un fax ricevuto può non essere stampato a causa dell’assenza di carta adatta, di un inceppamento, di un coperchio aperto, di un errore relativo ai materiali di consumo o di un’altra condizione che blocca la stampa.

1. Leggere il messaggio sul display e risolvere l’errore indicato.
2. Caricare carta di un formato supportato nel vassoio configurato.
3. Controllare che il formato e il tipo di carta siano registrati correttamente in SETTING → Paper Setup.
4. Rimuovere la carta inceppata se viene visualizzato un codice di inceppamento.
5. Chiudere tutti i coperchi e i vassoi.
6. Controllare i messaggi relativi al toner e ai tamburi.
7. Attendere la stampa automatica del fax memorizzato dopo che il multifunzione è tornato allo stato di pronto.

Se la memoria è piena, i nuovi fax in entrata possono essere rifiutati. Completare la stampa dei documenti memorizzati, annullare i processi differiti non necessari e chiedere al mittente di ripetere la trasmissione.

Come ottenere informazioni dettagliate sull’errore

Il breve messaggio Communication Error non indica in quale fase si è interrotta la trasmissione. Per il controllo utilizzare il rapporto di conferma e il registro fax.

Abilitare il rapporto per il prossimo invio

1. Premere FAX e aprire la schermata del fax normale.
2. Selezionare Fax Functions (Funzioni fax).
3. Aprire Transmit Confirmation Report (Rapporto di conferma trasmissione).
4. Selezionare ON.
5. Inviare un documento di prova.
6. Conservare il rapporto stampato.

Stampare il registro delle trasmissioni e delle ricezioni

1. Premere SETTING.
2. Selezionare Reports (Rapporti) → Fax.
3. Aprire Fax Tx/Rx Log.
4. Immettere la password amministratore, se richiesta.
5. Selezionare Yes (Sì) per stampare.

Il registro contiene i risultati degli ultimi processi inviati e ricevuti. Confrontare l’ora, il numero del destinatario e il risultato di diversi tentativi. Un errore costante soltanto con un numero indica il lato remoto o uno specifico percorso di comunicazione; errori con tutti i numeri indicano invece la linea locale o le impostazioni.

Se i fax funzionano soltanto a volte

1. Eliminare sdoppiatori telefonici, prolunghe e cavi danneggiati.
2. Assicurarsi che nessuno sollevi un telefono collegato in parallelo durante la trasmissione.
3. Verificare il funzionamento con due destinatari diversi.
4. Per VoIP disattivare Super G3 e impostare la velocità su 14,4 Kbit/s.
5. Se gli errori persistono, provare 9,6 Kbit/s.
6. Lasciare ECM attivato se il test con ECM disattivato non ha prodotto un miglioramento evidente.
7. Comunicare all’operatore telefonico l’ora dell’errore e il risultato del registro affinché possa controllare il percorso telefonico.

Non modificare casualmente i parametri Service Bit, Attenuator, i coefficienti della composizione a impulsi o il codice del Paese. Questi valori sono collegati ai parametri regionali e di assistenza della linea. Una configurazione errata può introdurre nuovi errori e rendere più difficile la diagnostica.

Quando il problema si trova al di fuori del multifunzione

È necessario rivolgersi all’operatore telefonico o all’amministratore del centralino PBX se un normale telefono non riceve il tono di linea, le chiamate si interrompono, la porta VoIP non supporta i fax, viene utilizzata una porta digitale per un telefono di sistema oppure nello stesso periodo si verificano perdite di comunicazione su apparecchi diversi.

Potrebbe essere necessaria l’assistenza tecnica del multifunzione se una linea analogica verificata funziona con un altro fax, ma OKI non la rileva, non reagisce alle chiamate in entrata in nessuna modalità e non invia documenti a più destinatari dopo aver controllato Tone, PBX Line, Super G3 e la velocità del modem. Prima di contattare l’assistenza, conservare il registro Fax Tx/Rx Log, il testo esatto del messaggio, le informazioni sul tipo di linea e i risultati dei test con due numeri.